6 Eigenschaften, die ein Projektmanager haben sollte

Oft stehen in einem Unternehmen große interne Projekte an, die aber aus Zeitmangel immer wieder verschoben werden. Wenn innerhalb des Unternehmens keine personellen Ressourcen für das Projektmanagement frei sind, kann ein externer Projektmanager helfen, der die Organisation und Koordination des Projektes übernimmt. Gute Projektmanager arbeiten sich gründlich in die anstehende Thematik und die Besonderheiten des Unternehmens ein. Der unvoreingenommene Blick von außen hilft dabei, neue Lösungsansätze zu finden.

Bei der Projektarbeit geht es selten darum, bekannte Abläufe einfach abzuarbeiten. Stattdessen gilt es, etwas Neues zu entwickeln. Der Weg dahin ist zum größten Teil noch unbekannt. Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehört es, das Projekt zu planen, den Ablauf zu steuern und zu überwachen, um das vorgegebene Ziel in der gewünschten Qualität zu erreichen. Vor allem der Projektmanager selbst mit seinen persönlichen Eigenschaften ist es, der sein Team und das Projekt zum Erfolg führt.

Lesen Sie hier, welche 6 wichtigen Eigenschaften ein Projektmanager haben sollte:

1. Führungskompetenz

Ein guter Projektmanager ist in erster Linie eine Führungskraft. Er kennt seine Teammitglieder mit ihren Stärken und Schwächen, setzt sie dementsprechend ein und motiviert sie. Als neutraler und empathischer Vermittler sorgt er für die schnelle Lösung von Konflikten und schafft eine Atmosphäre, in der jeder Probleme offen ansprechen kann.

2. Kommunikationsfähigkeit

Eine klare und effektive Kommunikation ist das A und O in der Projektarbeit. Ein guter Projektmanager kann nicht nur gut zuhören, sondern kann auch seinerseits seine Anliegen an die verschiedenen Zielgruppen (Teammitglieder, Auftraggeber und sonstige Stakeholder) so weitergeben, dass diese verstanden werden. Bei Beginn des Projektes legt der Projektmanager gemeinsam mit den Teammitgliedern Regeln für die Kommunikation fest, beispielsweise, über welche Tools einheitlich kommuniziert werden soll und wo Informationen gesammelt werden. Auch für Teammeetings sollte es klare Regeln geben, damit sie nicht zu Zeitfressern werden.

3. Teamplayer

Projektarbeit ist Teamarbeit. Oft aber kommen Menschen in einem Projektteam zusammen, die sich noch nicht kennen und noch nicht miteinander gearbeitet haben. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, den Zusammenhalt und das Vertrauen der Teammitglieder untereinander zu fördern. Allen sollte klar sein, dass sie an einem gemeinsamen Ziel arbeiten und dieses umso besser erreichen, wenn sie sich gegenseitig unterstützen. Viele Projektleiter verstehen sich als Dienstleister für ihre Teammitglieder. Sie sehen ihre Hauptaufgabe darin, dafür zu sorgen, dass die Beteiligten alles zur Verfügung haben, was sie brauchen, um gut arbeiten zu können.

4. Problemlösungskompetenz

Ein Projektmanager ist ein Problemlöser. Das bedeutet aber nicht, dass er für jedes Problem sofort eine Lösung parat haben muss. Vielmehr geht es hier um Kreativität und um die Fähigkeit, die Perspektive wechseln zu können, das Problem aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und so Lösungsansätze zu identifizieren. Wenn im Team eine offene Atmosphäre herrscht, in der jeder seine Gedanken und Vorschläge äußern darf und gehört wird, hilft das bei der kreativen Auseinandersetzung mit Hindernissen. Emotionen sind hier fehl am Platz, stattdessen werden Probleme sachlich analysiert, damit aufgrund von Fakten Entscheidungen getroffen werden können. Oft muss der Projektmanager Chancen und Risiken einer Entscheidung gegeneinander abwägen. Beim Identifizieren möglicher weiterer Hindernisse und Probleme schätzt der Projektmanager ab, wie wahrscheinlich es ist, dass ein bestimmtes Szenario eintritt und wie groß dessen Einfluss auf das Erreichen des Zieles ist.

5. Organisationstalent

Ohne Frage muss ein Projektmanager ein Organisationstalent sein. Er behält stets die Übersicht über das Gesamtprojekt. Das magische Viereck visualisiert vier Faktoren, die sich gegenseitig beeinflussen und die der Projektmanager laufend im Blick hat:

• Zeit
  • Zu welchem Termin muss das Projekt abgeschlossen sein?
• Budget
  • Welches Budget, welche Ressourcen (Personal, Material, Räume) stehen mir zur Verfügung?
• Leistung
  • Was ist das erwartete Ergebnis?
• Qualität
  • Wie ist die Qualität des erwarteten Ergebnisses?

Nehmen wir als einfaches Beispiel ein Haus, das gebaut werden soll. Wenn ausreichend viel Zeit und Geld zur Verfügung stehen, wird es am Ende ein Haus geben, und zwar ein qualitativ hochwertiges. Wenn das Budget kleiner ist, kann man sich beispielsweise dafür entscheiden, statt fünf Maurern gleichzeitig nur zwei auf der Baustelle arbeiten zu lassen. Das bedeutet natürlich, dass der Faktor Zeit angepasst werden muss, weil es auf diese Weise länger dauert, bis das Haus fertig wird. Man kann aber stattdessen auch an den Materialien sparen, sodass die Qualität des Endproduktes schlechter ist.

Während der Projektlaufzeit können sich diese vier Faktoren laufend ändern, es können zum Beispiel Mitarbeiter krank werden oder der Kunde kann zwischendurch Änderungswünsche äußern. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, flexibel auf solche Änderungen zu reagieren und den weiteren Ablauf des Projektes so zu organisieren, dass die Leistung in der bestmöglichen Qualität erbracht wird.

6. Beherrschen von Tools

Es sind nicht nur die oben genannten Softskills, die einen guten Projektmanager ausmachen. Er muss auch sein Handwerk beherrschen. Oft kommen Projektmanager auf ihren Posten, weil sie das entsprechende Fachwissen besitzen. Das ist gut und wichtig. Besonders bei größeren Projekten reicht es aber nicht aus, eine Exceltabelle mit Fristen zu führen. Es müssen ineinandergreifende Termine koordiniert werden, Ressourcen wie Manpower, Räumlichkeiten und Material müssen geplant und Berichte oder Präsentationen für Auftraggeber erstellt werden. Es gibt umfangreiche Projektmanagement-Tools auf dem Markt, die dabei unterstützen und mit denen ein guter Projektmanager umgehen kann.

Das Leiten von großen Projekten ist ein anspruchsvoller Job, der immer wieder neue und komplexe Herausforderungen an den Projektmanager stellt. Entscheiden Sie sich bei der Besetzung der Stelle des Projektleiters für einen Mitarbeiter oder einen externen Projektmanager, der nicht nur über entsprechendes Fachwissen verfügt, sondern auch über die wichtigen Eigenschaften, die ihn dazu befähigen, das Projektteam zum Erfolg zu führen.