Effektives Change Management bei der Digitalisierung interner Prozesse

Die Digitalisierung bringt viele Veränderungen für Unternehmen mit sich und schafft plötzlich Anforderungen, auf die viele Firmen nicht vorbereitet sind. Veränderung und Wandel ist immer eine Herausforderung, besonders das Implementieren und Kommunizieren neuer Prozesse. Ein gelungenes Change Management kann hierbei helfen.

Change Management, im deutschsprachigen Raum auch Veränderungsmanagement, bedeutet, Veränderungen nicht einfach nur direkt einzuführen, sondern diesen Prozess planvoll vom Ausgangs- bis zu Zielzustand zu betreuen. Besonders die Digitalisierung Ihres Unternehmens, auch digitale Transformation genannt, bringt viele neue Prozesse für Ihre Mitarbeiter mit sich. Durch ein effektives Change Management können Sie den Transition-Prozess erleichtern.

Das 8-Stufen-Modell nach John P. Kotter

Wir Menschen beschäftigen uns schon seit Jahrhunderten mit der Philosophie des Wandels und es gibt einige erprobte Strategien und Theorien, um diesen zu beschreiben. Für Wandel in Unternehmen ist eine weit bekannte Theorie die des Führungsmanagement-Professors John P. Kotter, welcher in 8 Stufen die benötigten Schritte für erfolgreiches Change Management darstellt:

1. Ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen:

Das Bewusstsein für die Dringlichkeit des Wandels unter den Führungskräften und den Mitarbeitern schaffen.

2. Führungsteam aufbauen:

Die richtungweisenden Personen in einer Koalition vereinen und für gegenseitiges Vertrauen sorgen. Sie agieren als Vorbilder und sind im Unternehmen anerkannte Ratgeber.

3. Entwicklung einer Vision der Veränderung und Strategien für deren Umsetzung:

Eine übergeordnete Vision für das Unternehmen dient als positive Zugkraft und sorgt somit dafür, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

4. Die Vision der angestrebten Veränderungen auf breiter Basis kommunizieren:

Es müssen alle Führungskräfte und Mitarbeiter erreicht und überzeugt werden.

5. Bevollmächtigung auf möglichst breiter Basis schaffen:

Wenn die Mitarbeiter selbst die Initiative ergreifen und handeln dürfen, steigt damit ihre Motivation, den Wandel voranzutreiben.

6. Kurzfristige Ziele und Erfolge sicherstellen:

Zeichen, dass das Projekt auf einem guten Weg ist, müssen sichtbar und eindeutig sein und an alle Mitarbeiter kommuniziert werden.

7. Erreichte Ziele und Erfolge sichern sowie für weitere Veränderungen sorgen:

Tiefgreifende Veränderungen nehmen viel Zeit in Anspruch. Darum müssen neu eingeführte Prozesse und Strukturen kontinuierlich überprüft werden. Wenn sich dabei herausstellt, dass sie nicht zur neuen Vision passen, müssen sie angeglichen werden.

8. Die erreichten Veränderungen in der Unternehmenskultur fest verankern:

Erst wenn dies gelungen ist, kann von einem erfolgreichen Change Management-Prozess gesprochen werden.[1]

Kotter beschreibt zusätzlich zu seinem Modell, dass insbesondere die Globalisierung den Anpassungsdruck der Wirtschaftswelt erhöht: Früher waren Probleme in der Umgestaltung von Arbeitsprozessen eher nebensächlich. Heutzutage wandeln sich die Anforderungen des Marktes schneller und eine gute Anpassungsfähigkeit ist essentiell, um diesen gerecht zu werden. Insbesondere der Wandel, welcher die Industrie 4.0 mit sich bringt, sollte daher also strategisch implementiert werden.

Konsequente Umsetzung ist das A und O

Nach der Trendstudie Digitalisierung, die unter anderem der Bitkom erarbeitet hat, sagen mehr als ein Viertel aller Unternehmen aus, dass fehlende Akzeptanz unter den Mitarbeitern ein großes Hindernis für die digitale Transformation darstellt. Einige Strategien, die man aus Kotters Modell ableiten kann, können hierbei Abhilfe schaffen:

1. Ziele klar definieren

Die meisten Mitarbeiter sehen das Problem nicht in der neuen Technologie an sich. Für Unsicherheiten sorgen eher die Geschwindigkeit, in welcher sie eingeführt wird und die Unwissenheit darüber, was sich tatsächlich verändert. Insbesondere da der Begriff „Digitalisierung“ recht lose definiert ist und für jede Branche unterschiedliche Veränderungen mit sich bringt, sollten Sie Ihre Ziele klar definieren und kommunizieren. Auch sollten Sie Zwischenziele definieren, damit Ihre Mitarbeiter durch fortlaufende, messbare Erfolge den Prozess nachvollziehen können.

2. Veränderung greifbar machen

Es nützt wenig, neue Software einzuführen, ohne dass Ihre Mitarbeiter damit umzugehen wissen. Ermöglichen Sie daher Ihren Mitarbeiter-Teams Fort- und Weiterbildungen, und belohnen Sie die Umsetzung von neuen Prozessen. Außerdem sollten Sie den gesamten Veränderungsprozess transparent gestalten, sodass alle Mitglieder Ihrer Belegschaft diesen sowie dessen Dringlichkeit nachvollziehen können.

3. Ganzheitlich denken

Beschränken Sie Veränderungsprozesse nicht auf einzelne Abteilungen: Um neue Strukturen dauerhaft in die Unternehmenskultur einzugliedern, müssen Sie die alten brechen. Das Silo-Denken innerhalb Ihres Unternehmens sollten sie daher abschaffen. Lassen Sie Ihre Teams abteilungsübergreifend und nach agilen Methoden arbeiten. Wenn Ihre Mitarbeiter sich dabei selbst Ziele setzen können und beim Erreichen dieser Erfolgserlebnisse haben, ist es viel einfacher, eine gute Akzeptanz für die von Ihnen geplanten Änderungen zu erhalten.

Die Dringlichkeit von Veränderungen wie die digitale Transformation wird durch Entwicklungen wie Industrie 4.0 oder die Globalisierung immer deutlicher: Um mithalten zu können, braucht es also Anpassungsfähigkeit. Und für diese Anpassungen braucht es genaue Planung und Management, damit Ihr gesamtes Unternehmen mitzieht.

Quellen:
[1] Kotter, J. P. (2011): Leading Change. Wie Sie Ihr Unternehmen in 8 Schritten erfolgreich verändern. Vahlen Verlag, München