Globale Stammdaten – Vereinheitlichung und Standards

Durch die Globalisierung wird es insbesondere für große, multinationale Konzerne immer wichtiger, ihre internationalen Abteilungen oder Tochterunternehmen enger zu verknüpfen – dazu gehören auch die Daten. Konzerne wickeln mittlerweile viele Prozesse über verschiedene Abteilungen in mehreren Ländern ab. Damit wachsen auch die Anforderungen an Datenbanken innerhalb des Unternehmens. Beispielsweise brauchen Artikel, die im Handel angeboten werden, globale Artikelnummern, damit sie eindeutig identifizierbar sind. Auch für den Schriftverkehr innerhalb Ihres Konzerns sollten Adressen zu Personen und Personen zu Abteilungen/Locations eindeutig zugeordnet werden können.

Hierfür sind global einheitliche Stammdaten und auch globale Standards für Maßeinheiten bei Verpackungs- und Behältergrößen sowie für Produkt- und Artikelbezeichnungen notwendig. Diese Vereinheitlichung in der Stammdatenverwaltung wird als Global MDM (Master Data Management) bezeichnet.

Folgen nicht einheitlichen Daten

Viele Unternehmen leiden unter den Folgen von heterogenen Daten, ohne dass sie dem wirkungsvoll entgegentreten können. Ein Beispiel hierfür ist der Einkauf: Wenn verschiedene Ländergesellschaften identische Produkte zu unterschiedlichen Preisen einkaufen, werden globale Einkaufspotenziale nicht ausgeschöpft. Ein weiteres Beispiel sind aus der Produktentwicklung in einem Land hervorgegangene Produkte, die global verkaufsfähig wären, jedoch nur in dem Land der Entwicklung vermarktet werden.

Uneinheitliche Abläufe erschweren ein globales Supply Chain Management. Auch die Betriebskosten für Softwareanwendungen wie SAP sind höher. Durch eine Konsolidierung und Harmonisierung Ihrer Stammdaten können Sie also die Potentiale Ihres Unternehmens besser ausschöpfen.

Auch für Ihr Personalmanagement bieten globale Stammdaten große Vereinfachungen, da HR-Prozesse dadurch stark vereinfacht werden können, zum Beispiel das Recruiting, Controlling oder die Gehaltsabrechnungen. Durch die Integration verschiedener Informationen über Arbeitsrechte und –gesetze sowie Datenschutzbestimmungen in den Ländern, in welchen Sie agieren, wird sichergestellt, dass nicht gegen geltende Gesetze verstoßen wird und komplexe Entscheidungen können vereinfacht werden.

Der Weg zu globalen Stammdaten

Die globale Vereinheitlichung Ihrer Stammdaten ist nicht einfach von einem Tag auf den anderen realisierbar, sondern bedarf sorgfältiger Planung und Management. Sie sollten unbedingt einen ganzheitlichen Anspruch stellen und den Zielstatus, welchen Sie erreichen wollen, schon im Voraus bestimmen.

Hieraus können Sie dann ein Standardisierungskonzept für Ihre globalen Stammdaten ableiten. Dieses beschreibt, welche Unternehmensprozesse Sie vereinheitlichen wollen, also zum Beispiel Vertrieb, Einkauf oder Finanzen. Anhand dieses Konzeptes können Sie daraufhin Ziele für die Standardisierung einzelner Objekte definieren, aus denen Sie über einen Soll-Ist-Vergleich die notwendigen Maßnahmen für ein globales Stammdatenmanagement bestimmen können.

Immens wichtig für ein globales MDM ist die Skalierbarkeit, damit beim Hinzukommen neuer Prozesse oder Locations nicht erneut ein Harmonisierungsprozess gestartet werden muss.

Globale Standards

Für ein globales Stammdatenmanagement sind auch globale Standards notwendig: Auch wenn zum Beispiel in den USA und Europa die gleichen Produkte in identischen Verpackungsgrößen vertrieben werden, können durch unterschiedliche Maßeinheiten wie pounds und ounces oder Gramm und Kilogramm Verwirrungen und Anomalien im Datenbanksystem auftreten. Daher sollten Sie sich global auf wenige Einheiten einigen. Hierbei bieten sich die in Europa üblichen SI-Einheiten an, da fast alle Länder außer den USA diese verwenden.

Auch die Bezeichnungen Ihrer Produkte sollten Sie vereinheitlichen, da dies den Vertrieb vereinfacht. Sicherlich ist die Änderung einer Produktbezeichnung, insbesondere bei Marken, die große Bekanntheit erlangt haben, nicht immer erwünscht und zweckmäßig, Sonderfälle sollten jedoch die Ausnahme bleiben. Nicht nur für die Datenbank, sondern auch für Kunden, Lieferanten und Ihre Mitarbeiter, die über verschiedene Länder verteilt arbeiten, ist es sinnvoll, wenn Produkte mit identischem Inhalt auch dieselbe Bezeichnung haben.

Die globale Artikelnummer GTIN, früher EAN, ist mittlerweile sowohl für den stationären als auch für den Online-Handel fast überall Standard. Mit ihr kann ein Artikel, also eine Handelseinheit, eindeutig bestimmt werden. Die Nummer wird über die gesamte Supply Chain weitergereicht, die Produkte sind immer eindeutig zu identifizieren und damit verbundene Informationen können einfach verarbeitet werden. Die GTIN bildet außerdem die Grundlage für den Barcode eines Produkts.

Die Globalisierung hat einen großen Einfluss auf die Art und Weise, wie große Unternehmen international arbeiten und in Zukunft arbeiten werden. Globale Stammdaten und Standards helfen dabei, Prozesse zu vereinfachen und gleichzeitig das volle Potential Ihres Unternehmens auszuschöpfen.

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