Vorausplanung bei der Definition von Pflichtfeldern

Nicht nur beim Anlegen von Kundendatenbanken als Teil Ihrer Stammdaten ist es wichtig, vorausschauend zu planen. Auch auf die Daten Ihrer Produkte und Lieferanten trifft dies zu. Zwar kommt die digitale Infrastruktur für Ihre Datenbanken von externen IT-Dienstleistern oder Ihrer IT-Abteilung. Letztendlich sind es jedoch die operativen Bereiche quer durch Ihr Unternehmen, die mit der Pflege dieser Systeme und dem Erfassen der Daten beauftragt werden. Damit keine wichtigen Informationen fehlen, sollten Sie bereits beim Einrichten der Datenbanken die notwendigen Pflichtfelder planen.

Wozu Pflichtfelder?

Es gibt verschiedene Anwendungen für die Pflege und das Speichern Ihrer Stammdaten, wie beispielsweise SAP oder Microsoft Dynamics. Diese bieten viele Funktionen für das Integrieren aller Unternehmensdaten in Stammdatenbanken. Wenn jedoch wichtige Informationen fehlen, können dies auch die besten EDV-Systeme nicht ausgleichen. Daher muss direkt beim Eintragen von Daten sichergestellt sein, dass sie vollständig sind. Das gilt sowohl für die Daten Ihrer Geschäftspartner, also Kunden oder Lieferanten, als auch für die Daten Ihrer Produkte.

Pflichtfelder schaffen hier Abhilfe: Wenn Ihre Mitarbeiter eine Eingabe von Daten nur abschließen können, wenn alle wichtigen Daten vorhanden sind, sind diese Informationen immer vollständig. In Formularen für das Hinzufügen von Datensätzen können Sie daher im Voraus schon Felder als Pflichtfelder markieren.

Beispiel für Pflichtfelder
Was sind Pflichtfelder, was ist optional?

Hierfür bedarf es genauer Planung. Vor dem Einrichten einer neuen Datenbank sollten Sie prüfen und festlegen, welche Daten essentiell für Ihr Unternehmen sind. Im „Customizing“-Menü der Datenbank-Anwendung Ihrer Wahl können Sie diese Felder dann definieren.

Bei den Datensätzen über Kunden kann es sich dabei zum Beispiel um Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, SEPA-Lastschrift-Mandate und besonders bei B2B um Firmeninformationen handeln. Dies gilt ähnlich für Ihre Lieferanten. Für ein erfolgreiches Customer Relationship Management (CRM), die Abwicklung von Rechnungen und Verträgen oder für Marketing-Automation sind vollständige Stammdaten unerlässlich.

Noch wichtiger ist die Definition von Pflichtfeldern in Ihren Produktdatenbanken. Dies gilt besonders, wenn Sie E-Commerce anbieten möchten oder viele unterschiedliche Abteilungen auf die Datenbanken zugreifen sollen. Insbesondere bei Produkten, die gewissen Regulierungen und Restriktionen unterliegen, ist es essentiell, dass die notwendigen Informationen und Hinweise vorliegen. Meistens müssen Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachabteilungen diese pflegen.  Hier muss zentral definiert sein, welche Informationen verpflichtend anzugeben und welche optional sind. Dies vereinfacht Prozesse wie das Erstellen von technischen Datenblättern, das Zusammenstellen von Informationen für Verpackungen oder das Darstellen dieser Informationen online, in der Cloud oder Ihrem E-Shop.

Ein gutes Stammdatenmanagement ist also von großer Hilfe für das Bereitstellen von konsistenten und akkuraten Informationen. Es verringert den Aufwand, reduziert Kosten und sorgt für durchgehend zuverlässige Daten, wenn die Datenbanken richtig gepflegt werden. Ein kleiner, aber nicht zu vernachlässigender Teil der Datenpflege ist das Definieren von Pflichtfeldern. Diese sorgen dafür, dass von Ihren Mitarbeitern aller Fachbereiche stets alle relevanten Daten erfasst werden. Die Datenqualität hält sich somit von Anfang an auf einem hohen Niveau.

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